Wie ich meinen Tag strukturiere: Todoist

Lange war ich auf der Suche nach einem geeigneten Kalender-Tool, um meinen Tag zu planen. Mehr oder weniger zufällig bin ich über Wunderlist dann auf Todoist gestoßen. Todoist ist eine ToDo-Liste, die auf den eigentlichen Zweck einer solchen Anwendung minimiert wurde, jedoch trotzdem sinnvolle Erweiterungen an einigen Stellen bietet. Ich nutze das Tool nun schon ca. ein einhalb Monate und möchte hier ein kleines Fazit sowie ein paar Verbesserungsvorschläge da lassen, eventuell liest da ja jemand bei Todoist und wir finden einige meiner Wünsche in einer neueren Version vor. Mal sehen :)

Projekte, Etiketten und Filter


[caption id="attachment_267" align="alignleft" width="239"] Projekte in der Sidebar[/caption]

Wie viele andere ToDo-Dienste ist auch Todoist auf Basis von Projekten aufgebaut. Diese findet man immer auf der linken Seite des Programmfensters oder der Web-App.

Aufgaben können einem Projekt zugeordnet werden, einem Projekt auch mehrere Personen. Als Beispiel hier das Projekt Family, dort habe ich meine Mutter ebenfalls eingeladen. Innerhalb des Projekts haben wir uns auf verschiedene Etiketten geeinigt (z. B. Besorgungen). Sie kann  zum Beispiel von der Arbeit eintragen, jemand solle doch Eier kaufen gehen und weist mir dann die Aufgabe zu.

Mit der Zeit werden die Projekte immer voller, man hat auch mehr Projekte, dafür gibt es dann Filter. Mit den Filtern kann ich schnell nach bestimmten Kriterien sortieren. Man kann auch eigene Filter anlegen, wie in diesem Video erklärt wird.

https://www.youtube.com/watch?v=TGWCHX6GAbc

Es gibt auch noch die Funktion für Prioritäten, wodurch sich die Aufgaben in der Liste noch mal feiner anzeigen lassen. Ich habe von der Funktion bisher keinen Gebrauch gemacht und werde sie daher auch nicht groß ansprechen.

Aufgaben schnell hinzufügen


Eindeutig die coolste Funktion dieser App! Auf dem Mac kann man mit der Tastenkombination cmd + Shift + A eine ähnlich dem Spotlight-Suchfeld aussehende Leiste aufrufen, mit der ich einfach und schnell Aufgaben hinzufügen kann. Das könnte dann zum Beispiel so aussehen:



Eine feste Syntax ist nicht vorhanden. Man kann einfach drauf los schreiben. Ich kann jedoch mal ein bisschen erklären, wie man die einzelnen Optionen anspricht.

Morgen um 14 Uhr: Das erkennt das Programm selbst.
Referate: Das Projekt muss mit einem # angegeben werden (#Referate).
Literaturarbeit weiter schreiben: Titel wird automatisch erkannt
Hausarbeit: Das Etikett wird mit einem @ begonnen (@hausarbeit)

Sobald man eines der Trigger-Zeichen angegeben hat, schlägt Todoist eines der Optionen vor (bei den Projekten kann ich z. B. mit dem Pfeiltasten hoch und runter die einzelnen Projekte durch gehen, wenn ich nicht mehr weiß, wie ein Projekt heißt, oder wenn ich zu faul bin, es zu Ende zu tippen ._.), sodass man schnell und einfach Aufgaben hinzu fügen kann.

Diese Funktion steht ebenfalls unter Android zur Verfügung.

Mobile Benachrichtigungen


Ebenfalls eine nette Idee. Ich kann mir von jedem Gerät aus Benachrichtigungen erstellen, die dann wahlweise auf dem Handy oder per Mail bei mir landen. So lasse ich mich heute zum Beispiel um 9:30 Uhr daran erinnern, um kurz vor 10 Uhr das Haus zu verlassen, damit ich pünktlich zum Bus komme. Diese Erinnerung bekomme ich aufs Handy.



Im Großen und ganzen war es das mit den positiven Dingen über Todoist. Im Folgenden habe ich einige Dinge, die ich für verbesserungswürdig halte, notiert. Ebenfalls ein paar eigene Ideen, wie man den Dienst verbessern könnte.

Programm offline nutzbar machen


Ich habe in der Schule oft folgende Konstellation: Ich sitze im Unterricht, wir arbeiten z. B. an einem längeren Text in Deutsch. Dafür benutze ich gerne mein MacBook Pro. Hin und wieder fallen mir dazu einige Dinge ein, die ich mir als Aufgabe setzen möchte. Das ist leider nicht möglich, da die Mac-App nur ein Web-Wrapper um todoist.com ist. Für die Entwickler sicherlich von Vorteil, auch ein Grund, wieso jede erdenkliche Plattform unterstützt wird, jedoch für mich absolut nicht brauchbar. Ich krame jedes mal mein Handy aus der Tasche, werde vom Lehrer schief angeguckt und füge die Aufgabe dann da hinzu. Ironischerweise kann ich die App auf Android auch offline nutzen.

TL;DR: Baut bitte eine App, die nativ ist. Oder passt die aktuelle Lösung so an, dass sie auch offline nutzbar ist, die Sachen sichert und beim nächsten Online-Zugriff synchronisiert.

Workflow überarbeiten


Mir ist vor einigen Tagen mal folgendes passiert: Ich habe eine Aufgabe in das falsche Projekt erstellt und wollte sie nun richtig zuordnen. Im Mac-Finder bin ich es gewohnt, dass ich die entsprechende Datei einfach auf die Tags links ziehe (Ja, ich verwende Tags in OS X - tut wahrscheinlich keiner). Ich wollte die Aufgabe nun vom Nächste 7 Tage-Bildschirm links auf ein Projekt ziehen, das ist jedoch nicht möglich. Stattdessen muss man aktuell umständlich über das Menü mit den drei Punkten die Aufgabe in ein anderes Projekt verschieben. Das kostet Zeit. Mit einer ToDo-Liste will ich eigentlich Zeit sparen :P

Übersetzungen verbessern


Eventuell liegt es an der Uhrzeit (01:05 Uhr im Moment), aber ich verstehe den Unterschied zwischen den zwei Optionen nicht. Die deutsche Übersetzung kommt mir generell an einigen Stellen etwas komisch vor.

And finally..... :D


API für das Karma


Die Funktion, die mich täglich auf Trab hält: Die Karma-Funktion. Ich merke gerade, dass ich bisher 100 Aufgaben erledigt habe. Somit wird dieser Artikel nicht nur ein Review, sondern auch eine Art Premiere :P

Bitte, bitte baut dafür eine API. Es wäre ziemlich cool, sowas z. B. hier auf der Webseite präsentieren zu können. Klar, nur eine Spielerei, aber einfach geil :D (Man könnte auch eine Art Bestenliste im eigenen Team bauen, das könnte man wiederrum mit den Leuten in einem eigenen Projekt verknüpfen, etc.).





Das soll's von meiner Seite aus gewesen sein. Ich freue mich über eure Anregungen und Ideen, eventuell habe ich euch ja nun auch dazu gebracht, das Tool mal auszuprobieren. Mit der Aussage, dass es den Dienst so gut wie überall gibt, hab ich übrigens nicht gelogen, einfach mal hier schauen: https://support.todoist.com/hc/de/articles/205383721-Apps

Registrieren könnt ihr euch hier: https://todoist.com/Users/showRegister

P.S.: Einige meiner Leser werden sich jetzt denken. "Okay, das ist sein bisher längster Artikel auf diesem Blog. Warum macht er das?". Nun, ich mache das nicht aus reiner Schreiblust, die könnte ich auch in der oben genannten Literaturarbeit rauslassen. Ich hatte schon etwas länger vor, mal ein Review drüber zu schreiben, diese Konversation hat das ganze jedoch etwas beschleunigt:

https://twitter.com/Todoist_DE/status/730063519148871680

Wünscht ihr euch in Zukunft weitere Reviews dieser Art? Ausführlich, viele Aspekte beleuchten, Pro und Contra, evtl. eigene Ideen mit rein bringen? Lasst es mich in den Kommentaren wissen.